Lifesize導入事例 日本コンベンションサービス株式会社 様

低コストで導入効果が高いLifesize Cloudを選定
業務生産性の向上・働き方改革を実現

日本コンベンションサービス株式会社 様
日本コンベンションサービス株式会社様は、1967年に創立した国内初となるコンベンション運営会社です。創立以来、コミュニケーションを通じた社会の発展に貢献しています。 同社は、学術集会や国際会議、企業イベントなどの運営や事務局のサポートを行う「コンベンション事業」をはじめ、同時通訳や商談通訳のほか、翻訳やネイティブチェック/校閲などを行う「通訳翻訳サービス事業」、人材派遣や行政事務/窓口サービス/施設運営などのアウトソーシングを行う「人材サービス事業」などを展開しています。
課題と効果
既存のテレビ会議システムの老朽化により、テレビ会議システムの管理・運用・保守に関する業務が増加。保守部材や代替機の調達も困難になった。
Lifesize Cloudへのリプレイス後はテレビ会議関連での社内ヘルプデスク業務が減少。また、テレビ会議システムのバックアッププランとして、Lifesize CloudのPCアプリが利用できるようになったことで機会損失リスクも軽減された。
テレビ会議のリプレイスに向けて、さまざまな製品を検討したが、品質・コスト面で納得のいくソリューションがなかなか見つからなかった。
システム選定の際に重視していた音声・映像品質、導入・運用コスト面で納得のいく製品を導入することができた。
導入の背景:既存のテレビ会議システムの老朽化が課題に

日本コンベンションサービス様は、東京本社をはじめ国内7カ所に拠点を構える日本で最初のコンベンション運営会社です。

同社では、10年以上前からテレビ会議システムを導入しています。本社移転の際、経営層から「お客様を招いて会議ができる場所を作り、遠隔地のお客様ともface to faceでコミュニケーションできるようにしたい」という要望がでたことがきっかけでした。
テレビ会議システムを利用した学術会議・勉強会・講演会は、会場まで出張せず、最寄の同社営業所から参加できることから「移動時間が最小限に抑えることができる」「スケジュールの調整がしやすくなった」と同社のお客様に好評でした。
また、拠点間の距離をカバーしながら対面コミュニケーションが取れる利便性の高さから、社内会議・打ち合わせなどにもテレビ会議システムが活用されるようになりました。その結果、年間約30パーセントの出張コストを削減できたそうです。

ところが、テレビ会議システムの老朽化から不具合が起きるようになり、テレビ会議システムの管理・運用部署の保守の工数が増加するようになりました。また、保守部品の調達が困難になり、故障した場合には、不具合のあった拠点とのコミュニケーションがとりにくくなる可能性も浮上してきました。
そこで、新システムへのリプレイス検討に着手することになりました。

システム選定のポイント:音声・映像品質と導入コストが決め手に

導入の背景
  拠点規模に合わせて、テレビ会議専用機・PCから接続端末を選択

同社では、5年ほど前からオンプレミス型・クラウド型ソリューションを幅広く検討してきました。しかし、品質面やコスト面で満足のいくソリューションはなかなか見つかりませんでした。そんな中、VTVジャパンからテレビ会議のクラウドサービス『Lifesize Cloud』の提案がありました。

Lifesize Cloudは、テレビ会議専用機やPC、スマートフォンやタブレットなどさまざまなデバイスからの接続に対応したクラウド型テレビ会議サービスです。
Lifesize Cloudは、ネットワーク基盤にIBM社のBluemix Infrastructureを採用しています。日本を含む世界23箇所にあるPoP(Point of Presence)への接続により、世界中のどこからでも高品質で安定した通信を行えるよう設計されています。

検討を重ねた結果
・Lifesize Cloudは、映像・音声の品質が高く、表情を確認しながら臨場感のあるコミュニケーションが可能であること
・インターネットに接続できれば時間や場所の制約を受けずに、接続することができること
・クラウドサービスなので、インフラの運用についてもアウトソーシングできること
・MCU(多地点接続装置)と各拠点のテレビ会議システムを新しく導入した場合と比べて、半額以下のコストで導入できること

これらの点を総合的に判断し、Lifesize Cloudの導入を決定されました。

導入効果:業務生産性の向上や働き方改革まで実現

Lifesize Cloudの運用を開始してから、導入効果はすぐに現れました。

情報共有の促進
既存のテレビ会議システムでは一部の拠点でしかPC画面の共有ができませんでしたが、Lifesize Cloud導入後は、全拠点からできるようになりました。また、新システムに変わったことで画質が向上し、ホワイトボードに書かれている文字もはっきりと映し出せるようになり、情報共有がすすみました。

残業時間削減や働き方改革への寄与
Lifesize Cloudはインターネットにさえ出られれば、接続場所を問わないため、外出先や在宅勤務でもコミュニケーションや業務の遂行が可能になりました。その結果、同社の残業時間削減や働き方改革にもつながりました。

録画・ストリーミング配信の活用
同社では、Lifesize Cloudのオプション機能「Lifesize Record and Share」(録画再生機能)を導入しています。この機能を利用して、テレビ会議で実施した勉強会の様子を録画し、ストリーミング配信しています。
当日勉強会に参加できなくても、後日スマートフォンから閲覧することができ、社内からも好評だそうです。現在では、テレビ会議で録画したコンテンツも増えており、有効活用されています。

今後は、Lifesize Cloudをいかに使いこなして成果を生み出すかに重点をおき、生産性を高める使い方などの告知に注力していくそうです。

コミュニケーションのみならず、業務生産性の向上や働き方改革まで実現した日本コンベンションサービス様。テレビ会議システムを未導入の企業はもちろん、導入済みの企業にとっても参考になる部分が多い事例となっています。

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